INFORMATIVA SULLA PRIVACY
In conformità alle normative applicabili in materia di protezione dei dati, la presente Informativa sulla privacy ha lo scopo di aiutarLa a comprendere quali dati vengono raccolti da HOTELOPIA, S.L.U (di seguito, “HOTELOPIA”) e come vengono trattati.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
3. COME ABBIAMO OTTENUTO I SUOI DATI PERSONALI?.
4. QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO, PER QUALE FINALITÀ E PER QUALE MOTIVO
5. QUANDO E PERCHÉ DIVULGHIAMO I SUOI DATI PERSONALI A TERZI?
6. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI
7. DECISIONI AUTOMATIZZATE E PROFILAZIONE
8. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI?.
9. COME PUÒ ESERCITARE I SUOI DIRITTI?
10. CAMBIAMENTI, MODIFICHE O AGGIORNAMENTI
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Titolare del Trattamento dei Dati personali che Lei ci ha fornito è HOTELOPIA, con sede legale in Camí Son Fangos, 100, Palma di Maiorca, Spagna.
HOTELOPIA tratterà i dati personali raccolti su questo sito Web, nonché tramite i profili HOTELOPIA sui social network, come Twitter e Instagram. La presente Informativa sulla privacy si applica a tutti i dati personali raccolti tramite questi metodi.
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
HOTELOPIA appartiene a un gruppo di società, denominato complessivamente HBX Group (di seguito, “HBX”). HBX e, pertanto HOTELOPIA, hanno un Responsabile Globale della Protezione dei Dati incaricato di rispondere a qualsiasi domanda, richiesta o chiarimento riguardante il trattamento dei dati personali che può essere effettuato da HOTELOPIA, disponibile all’indirizzo e-mail dataprotection@hotelbeds.com o al nostro indirizzo postale, indicato nel paragrafo precedente.
3. COME ABBIAMO OTTENUTO I SUOI DATI PERSONALI?
I dati personali trattati saranno quelli che Lei ci fornisce attraverso i diversi moduli che HOTELOPIA mette a disposizione sul Sito Web, nonché quando interagisce o ci contatta direttamente o indirettamente tramite il nostro Sito Web, i nostri indirizzi (e-mail o posta) o i profili HOTELOPIA o HBX sui social network.
Inoltre, quando Lei visita i siti HOTELOPIA, vengono utilizzate varie tecnologie per raccogliere e memorizzare informazioni, che includono l’uso di cookie o tecnologie simili per identificare il Suo browser o il Suo dispositivo. HOTELOPIA utilizza queste tecnologie anche per raccogliere e memorizzare informazioni quando Lei interagisce con i servizi offerti da HOTELOPIA o altre funzionalità. È possibile ottenere maggiori informazioni su come HOTELOPIA tratta i dati personali ottenuti tramite i cookie o come risultato della navigazione nel caso in cui si accetti l’installazione dei cookie (per ulteriori informazioni sui cookie sul Sito web, visitare la nostra Informativa sui cookie).
4. QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO, PER QUALE FINALITÀ E PER QUALE MOTIVO
Le finalità sono elencate di seguito a seconda della categoria degli interessati, indicando quali dati saranno trattati (tipo di dati) e per quale motivo o su quale base (base giuridica). Allo stesso modo, trattiamo anche qualsiasi dato aggiuntivo che Lei ci fornisce o che viene generato nel corso del Suo rapporto con HOTELOPIA per le finalità sotto indicate.
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GESTIRE LE PRENOTAZIONI, I PAGAMENTI E LE RICHIESTE DEI CLIENTI E DEI POTENZIALI CLIENTI |
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TIPO DI DATI |
FINALITÀ E BASE GIURIDICA |
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§ Dati identificativi: nome, cognome, numero di passaporto. § Dati di contatto: e-mail, numero di telefono. § Dati finanziari: numeri di carta di credito. § Eventuali informazioni o richieste aggiuntive fornite da Lei. § Dettagli di navigazione. § Preferenze e requisiti relativi alle Sue prenotazioni. § Navigazione tra preferenze e interessi. |
a) Esecuzione di un contratto tra Lei e HOTELOPIA o applicazione di misure precontrattuali: · Gestire il rapporto contrattuale con Lei e garantire la fornitura dei prodotti e servizi concordati, che includono sia la gestione dei servizi offerti da HOTELOPIA, sia la qualità del servizio, la fatturazione, la raccolta e il ritiro degli stessi. Ciò include l’elaborazione delle prenotazioni e i pagamenti per i nostri prodotti e servizi tramite HOTELOPIA, call center o sistemi di comunicazione mobile basati sulla tecnologia GSM, GPRS o UMT. · InformarLa di ogni conferma e/o modifica delle Sue prenotazioni effettuate tramite HOTELOPIA o call center, nonché per inviarLe qualsiasi altra notifica che potrebbe aver richiesto in merito a prodotti e servizi da Lei prenotati, sia in formato elettronico che con altri mezzi. · Gestire il rapporto commerciale con potenziali clienti, partecipando alle richieste di informazioni su prodotti e servizi offerti da HOTELOPIA. b) Interessi legittimi di HOTELOPIA: · Effettuare comunicazioni commerciali riguardanti i beni e i servizi di HOTELOPIA che sono simili a quelle oggetto dei beni e servizi a Lei forniti. Ad esempio, comunicazioni riguardanti destinazioni, consigli di viaggio, hotel gestiti da HOTELOPIA. Queste comunicazioni saranno inviate in base ai Suoi interessi e in linea con il Suo profilo, come La informiamo nella sezione relativa al trattamento intitolata “Decisioni automatizzate e profilazione”. In questo caso, il legittimo interesse di HOTELOPIA sarebbe quello di svolgere attività di marketing diretto rivolte ai propri clienti consentite dalle leggi sulla protezione dei dati e sulle comunicazioni elettroniche. Ciò significa che possiamo inviare comunicazioni commerciali quando Lei diventa un cliente, nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, se sono simili ai prodotti o servizi da Lei acquistati. Può rifiutare la ricezione di questo tipo di comunicazioni, ora o in qualsiasi momento, inviando un’e-mail all’indirizzo indicato nella sezione 2. Allo stesso modo, avrà la possibilità di rifiutare ogni comunicazione commerciale inviata da HOTELOPIA facendo clic sulla sezione di annullamento dell’iscrizione inclusa nel piè di pagina di ogni comunicazione. HOTELOPIA esternalizza servizi di e-mail marketing per raccogliere informazioni sulle campagne, ovvero per monitorare l’apertura delle e-mail e i clic sui contenuti e sui link inclusi nelle e-mail. Queste informazioni vengono raccolte per preparare rapporti statistici sul comportamento dei destinatari, in modo da ottimizzare le nostre campagne. · Elaborazione di un profilo commerciale basato sui Suoi gusti e interessi, partendo dall’analisi dei prodotti o servizi che ha acquistato o per i quali ha mostrato interesse e dalle domande effettuate al fine di ottimizzare le nostre azioni promozionali, come l’invio di messaggi di marketing. Questo profilo sarà preparato da fonti interne in conformità con le informazioni sulla navigazione, le informazioni ottenute facendo riferimento ai requisiti o alle preferenze dichiarate durante il rapporto con HOTELOPIA, le attività effettivamente svolte e i diversi punti di contatto delle informazioni con la nostra organizzazione. Ad esempio, il tipo di hotel prenotato, il paese di destinazione o la durata della vacanza, tra gli altri aspetti. · Condurre sondaggi e studi di mercato per conoscere la qualità dei nostri prodotti o servizi e le preferenze dei nostri clienti. Il legittimo interesse di HOTELOPIA è quello di migliorare l’offerta commerciale e l’esperienza dei propri clienti. · Gestire ed elaborare eventuali richieste di risarcimento legali, extragiudiziali e assicurative ricevute da HOTELOPIA e riguardanti Lei se eseguiamo un trattamento dei dati personali che non è previsto dalla legislazione applicabile in materia. c) Consenso da Lei fornito: · InviarLe comunicazioni commerciali con qualsiasi mezzo, compresi i mezzi elettronici, in base alle Sue abitudini di navigazione su Internet e/o di consumo. Tali comunicazioni possono riguardare materiale pubblicitario o promozionale su prodotti e servizi ritenuti di interesse per Lei in base ai criteri summenzionati. |
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CONTATTO GENERALE |
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TIPO DI DATI |
FINALITÀ E BASE GIURIDICA |
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Dati personali che ci fornisce contattandoci via e-mail. |
Interesse legittimo a rispondere alla Sua domanda e/o richiesta. Per gestire richieste, domande o reclami attraverso le sezioni e i moduli di contatto sul Sito web o attraverso altri canali come l’e-mail per informazioni generali sul Sito Web o sui call center. |
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UTENTI DEL SITO WEB |
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TIPO DI DATI |
FINALITÀ E BASE GIURIDICA |
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§ Dati di navigazione § Dati tecnici § Indirizzo IP |
Il trattamento dei Suoi dati personali è legittimato dall’espresso consenso che Lei ci fornisce attraverso il banner dei cookie reso disponibile da HOTELOPIA. Lei può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento in conformità alle informazioni fornite nella nostra Informativa sui cookie. Tuttavia, HOTELOPIA tratta le informazioni ottenute tramite cookie o tecnologie simili senza il Suo consenso quando è necessario fornire i servizi del sito Web. Vengono trattate anche informazioni anonime o aggregate che non contengono alcun attributo che possa identificarLa direttamente o indirettamente. La finalità è: · personalizzare e segmentare il contenuto del Sito web attraverso l’uso di cookie o tecnologie simili quando questi sono consentiti da Lei attraverso il banner corrispondente. |
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UTENTI DEI SOCIAL MEDIA |
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TIPO DI DATI |
FINALITÀ E BASE GIURIDICA |
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I dati personali che ci sono consentiti ai sensi dell’Informativa sulla privacy del social network in cui Lei ha un account/profilo utente, nonché le Sue impostazioni sulla privacy in qualità di utente di tale social network. Questi dati dipendono dalle impostazioni sulla privacy del Suo account di social network e dall’Informativa sulla privacy di tale social network. |
HOTELOPIA ha profili attivi in diversi social network; i seguenti trattamenti di dati personali sono applicabili alle persone che diventano stakeholder di HOTELOPIA in qualità di membri, seguendo o facendo parte di tali profili. La base giuridica per il trattamento dei Suoi dati personali è l’adempimento dei termini e delle condizioni derivanti dal Suo stato di utente registrato del social network: · Interazione del Suo profilo nel social network corrispondente con HOTELOPIA, compresa la risposta a domande e commenti pubblicati sui profili pubblici. |
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APPLICABILE A TUTTI GLI INTERESSATI |
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TIPO DI DATI |
FINALITÀ E BASE GIURIDICA |
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I dati personali che ci fornisce e che sono generati nell’ambito del rapporto. |
Adempimento delle nostre obbligazioni civili, commerciali, fiscali, contabili e legali relative alla conformità alle normative sulla protezione dei dati personali, tra le altre che potrebbero essere applicabili. |
Quando l’interesse legittimo è la base giuridica per il trattamento, ci assicuriamo che i Suoi interessi, diritti fondamentali e libertà non prevalgano sui nostri interessi legittimi che vengono valutati attraverso un test di bilanciamento che svolgiamo. Può ottenere informazioni sul test di bilanciamento contattando il DPO di HOTELOPIA, tramite gli indirizzi indicati nella sezione “Responsabile della protezione dei dati” o “Come può esercitare i Suoi diritti” della presente Informativa sulla privacy.
Se non ci fornisce determinate informazioni che sono un requisito legale o contrattuale o un requisito per stipulare un contratto, potremmo non essere in grado di fornire il servizio o le informazioni da Lei richiesti o stipulare un contratto con Lei, a seconda dei casi. La informeremo ogni volta che sarà obbligato a fornire le informazioni e delle possibili conseguenze del mancato conferimento di tali informazioni.
5. QUANDO E PERCHÉ DIVULGHIAMO I SUOI DATI PERSONALI A TERZI?
Possiamo condividere dati personali ai seguenti destinatari per i motivi spiegati di seguito:
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DESTINATARIO |
FINALITÀ |
BASE GIURIDICA |
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Pubbliche amministrazioni; Corti e tribunali; Agenzie delle forze dell’ordine |
Per l’adempimento degli obblighi legali a cui HOTELOPIA è soggetta per lo sviluppo della propria attività e, nei casi previsti dalla legge, compreso l’ottenimento di sussidi e aiuti pubblici.
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Adempiere a un obbligo legale. |
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Società di revisione contabile |
Per rispettare gli obblighi legali di revisione dei conti a cui HOTELOPIA è soggetta a causa della sua attività. |
Adempiere a un obbligo legale. |
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Società che fanno parte del Gruppo HBX |
Possiamo comunicare i dati alle altre società del Gruppo allo scopo di poterLe offrire il miglior servizio tenendo conto delle Sue allergie e/o esigenze speciali e per altre finalità amministrative. Questi dati personali sono considerati sensibili e sono soggetti a una protezione speciale in conformità con le normative applicabili. |
Il legittimo interesse di HOTELOPIA riconosciuto dalle normative applicabili in materia di protezione dei dati. |
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Terzi interessati ad acquisire tutto o parte del capitale sociale di HOTELOPIA. |
Analisi ed esecuzione delle operazioni commerciali in cui HOTELOPIA può essere coinvolta a causa di modifiche strutturali o trasferimento di attività. |
Il legittimo interesse di HOTELOPIA ad analizzare ed eseguire operazioni commerciali nel corso di modifiche strutturali o trasferimenti di attività. |
Inoltre, HOTELOPIA ha firmato accordi sulla riservatezza e sul trattamento dei dati personali necessari e richiesti dalla legge con i fornitori che hanno bisogno di accedere ai Suoi dati per la fornitura di servizi al fine di trattare i dati per nostro conto e solo sotto le nostre istruzioni. I fornitori con i quali HOTELOPIA ha firmato i suddetti accordi sono quelli come il fornitore di call center, i fornitori di sistemi di gestione dei rapporti con i clienti, i fornitori di servizi di marketing, i fornitori di software di gestione delle informazioni contabili interne, nonché le banche e altri istituti finanziari.
HOTELOPIA non condividerà i Suoi dati con altri soggetti terzi senza aver prima ottenuto il Suo consenso, tranne nei casi in cui ciò sia necessario per l’adempimento di obbligazioni legali o contrattuali a cui HOTELOPIA è soggetta in ogni momento per la sua natura e attività.
Se in futuro HOTELOPIA effettuerà altre divulgazioni di dati personali, La informerà tempestivamente.
6. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI
HOTELOPIA assume i servizi di fornitori situati in Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo, del Regno Unito e/o della Svizzera, in base alle decisioni di adeguatezza della Commissione europea, del Segretario di Stato del Regno Unito o del Consiglio federale svizzero (a seconda dei casi). In questo caso, si ritiene che i Paesi pertinenti abbiano normative equivalenti a quelle europee, del Regno Unito o della Svizzera. Nel caso in cui HOTELOPIA debba assumere servizi da fornitori situati in Paesi che non dispongono di normative equivalenti a quelle europee, del Regno Unito o della Svizzera, la contrattazione includerà tutte le garanzie e le tutele richieste dalle normative per preservare la sua privacy, dopo la verifica della legislazione del Paese di destinazione. In alcuni casi specifici, trasferiamo i Suoi dati al di fuori dello Spazio economico europeo, del Regno Unito e/o della Svizzera perché è nel Suo interesse o perché tali dati sono necessari per concludere o eseguire il contratto che abbiamo con Lei. Ad esempio, quando Lei effettua una prenotazione su HOTELOPIA, potremmo aver bisogno di trasferire i Suoi dati a un hotel o partner commerciale situato nel Paese di Sua scelta.
Tali misure di salvaguardia possono consistere nell’applicazione di clausole contrattuali e garanzie aggiuntive, in conformità alle normative di ciascun Paese di destinazione, o di norme vincolanti d’impresa approvate dalle autorità per la protezione dei dati. Per i cittadini dello Spazio economico europeo, queste clausole contrattuali sono disponibili qui . La informiamo inoltre che le normative ci consentono di inviare i Suoi dati a tali Paesi ove necessario per adempiere ai nostri obblighi derivanti dal servizio che ci richiede.
Allo stesso modo, La informiamo che HBX, gruppo di appartenenza di HOTELOPIA, ha società al di fuori dell’Unione europea, del Regno Unito o della Svizzera. Un elenco di questi Paesi è disponibile qui. In questi casi, HOTELOPIA richiede che tali società rispettino le misure appropriate per proteggere i Suoi dati personali in conformità alle normative europee.
Per ulteriori informazioni sulle garanzie per la Sua privacy o sui Paesi di destinazione in cui abbiamo bisogno di trasferire i Suoi dati per adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei Suoi confronti, può contattare HOTELOPIA tramite gli indirizzi indicati nella sezione “Come può esercitare i Suoi diritti” della presente Informativa sulla privacy.
7. DECISIONI AUTOMATIZZATE E PROFILAZIONE
HOTELOPIA adotta decisioni automatizzate in merito alla Sua profilazione quando facciamo determinati usi dei Suoi dati personali che riguardano Lei legalmente o in modo simile.
Le decisioni automatizzate implicano che una decisione che La riguarda viene presa automaticamente in base a una decisione del computer (utilizzando algoritmi software) senza una revisione umana da parte nostra. Ad esempio, prendiamo decisioni automatizzate per personalizzare l’invio di comunicazioni di marketing in linea con le risposte che fornisce o il Suo comportamento con HOTELOPIA.
La creazione di profili si basa sull’analisi dei Suoi interessi e viene effettuata attraverso una segmentazione generale, non specifica o esaustiva, ad esempio, in base alla Sua destinazione, alla Sua lingua, agli interessi collegati alle Sue interazioni con contenuti, servizi e prodotti di HOTELOPIA, ovvero identificando piccoli aspetti che La riguardano in qualità di interessato con informazioni ottenute direttamente da Lei. Questa creazione di profili influenzerà solo iltipo di comunicazioni commerciali che riceverà da HOTELOPIA.
Lei potrà esercitare tale diritto contattandoci tramite i recapiti indicati nella sezione “Come può esercitare i Suoi diritti”.
8. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI?
Conserveremo i Suoi dati personali solo per il tempo necessario per le finalità per le quali li raccogliamo e per rispettare i periodi di limitazione e conservazione previsti dalla legge per motivi strettamente limitati e autorizzati dalla legge o fino al ritiro del consenso. Conserviamo i Suoi dati personali per un massimo di 10 anni, che è il periodo legale per la prescrizione di reati penali riguardanti l’inadempimento degli obblighi fiscali, nonostante, in determinate circostanze, non legate al nostro rapporto contrattuale, applichiamo periodi di conservazione più brevi. In alcune circostanze, rendiamo anonimi i dati personali in modo che non siano più identificabili e possiamo continuare a utilizzarli. Quando non avremo più bisogno dei dati personali, li elimineremo o distruggeremo in modo sicuro.
HOTELOPIA conserva i dati raccolti per realizzare le finalità di cui sopra per la durata del Suo rapporto con HOTELOPIA e, successivamente, fino alla prescrizione di qualsiasi responsabilità legale che ne derivi. Per ulteriori informazioni su specifici periodi di conservazione, può contattare HOTELOPIA tramite gli indirizzi indicati nella sezione “Come può esercitare i Suoi diritti” della presente Informativa sulla privacy.
9. COME PUÒ ESERCITARE I SUOI DIRITTI?
Lei può esercitare, in relazione ai dati raccolti, i diritti di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati, in conformità alle normative sulla protezione dei dati, e revocare il Suo consenso, nonché il diritto di definire direttive in merito al destino dei Suoi dati dopo la Sua morte. La revoca del consenso non influisce sulla liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca.
Tali diritti possono essere esercitati inviando una comunicazione:
· all’indirizzo e-mail dataprotection@hotelbeds.com.; o
· con qualsiasi mezzo postale di cui sia provata la ricezione da parte di HOTELOPIA, al seguente indirizzo: a Camí Son Fangos, 100, Palma di Maiorca, Spagna.
Sebbene la normativa applicabile non introduca alcun requisito formale per l’esercizio dei Suoi diritti. Consigliamo di includere “Protezione dei dati” come oggetto dell’e-mail o sulla busta.
Inoltre, se ritiene che il trattamento dei Suoi dati personali violi le normative o i Suoi diritti alla privacy, può presentare un reclamo:
· tramite gli indirizzi postali ed e-mail sopra indicati,
· davanti l’Autorità spagnola garante per la protezione dei dati, accedendo al sito Web www.aepd.es o all’indirizzo Calle Jorge Juan, 6, 28001, Madrid, Spagna, che è l’autorità competente per HOTELOPIA, o
· presso un’autorità di protezione dei dati, ad esempio presso l’autorità competente in materia di protezione dei dati per la Sua residenza abituale, il Suo luogo di lavoro o il luogo della presunta violazione. I recapiti delle autorità preposte alla protezione dei dati sono disponibili qui.
10. CAMBIAMENTI, MODIFICHE O AGGIORNAMENTI
HOTELOPIA si riserva il diritto di rivedere la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento lo ritenga opportuno, al fine di riflettere le modifiche normative, le migliori pratiche o aggiornare le attività di trattamento dei dati personali, ed è possibile vedere l’ultimo aggiornamento della presente Informativa sulla privacy nella parte superiore della pagina. Lei sarà informato di tali aggiornamenti in conformità ai requisiti normativi, nel caso in cui i Suoi diritti siano significativamente interessati da tale modifica o aggiornamento.